De nouvelles fonctionnalités sur votre Espace Sécurisé

Le dashboard

Le dashboard contient l’ensemble de vos informations principales concernant la gestion des prestations, des remises et des enlèvements. Celui-ci est accessible via la page d’accueil de votre Espace Sécurisé.

Consultez cet article pour plus de détails sur le contenu du dashboard.

L’onglet facturation

L’onglet facturation vous permet d’avoir une vue complète sur vos factures, vos domiciliations et les coordonnées de la personne de contact "financière".

Pour une meilleure gestion de vos factures et ce qui est lié à celles-ci, plusieurs fonctionnalités sont disponibles :

• Accéder à l’historique ainsi qu’aux détails de vos factures: consultez cet article pour plus d’informations ;
• Modifier les coordonnées de personne de contact "financière": consultez cet article pour plus d’informations ;
• Demander une domiciliation pour plus de facilité dans la gestion de vos paiements : consultez cet article pour plus d’informations.

La validation parallèle

Grâce à la validation parallèle, lorsqu’une prestation a été encodée par votre travailleur·euse ou par vous-même, elle est directement disponible auprès de votre utilisateur·rice pour confirmation et auprès de vous pour validation. Ainsi, l’utilisateur·rice ne doit plus attendre votre validation pour être invité à confirmer/contester la prestation.

Le délai de confirmation pour l’utilisateur·rice ne change pas, il démarre en même temps que votre délai de validation, c’est-à-dire à partir de l’encodage de la prestation. Ceci permet d’améliorer la durée du délai automatique qui peut prendre entre 1 et 5 jours au lieu de 9 jours maximum précédemment.

Si une prestation est confirmée par l’utilisateur·rice mais pas encore validée de votre côté, vous devrez d’abord la valider. Ensuite, la vérification de la disponibilité des titres-services dans le portefeuille de l’utilisateur·rice se fera afin de les attribuer à la prestation.

Si une prestation est contestée par l’utilisateur·rice, celle-ci est renvoyée vers vous pour validation ou correction. Dès que vous avez réalisé les changements nécessaires, la prestation doit être vérifiée et à nouveau confirmée par l’utilisateur·rice.

La validation parallèle permet donc à l’utilisateur·rice et à vous même de prendre action en même temps dès l’encodage d’une prestation. Ceci permet un gain de temps pour le paiement des prestations électroniques !

Pour plus d’informations sur la validation des prestations, consultez cet article.

Le paiement d’une prestation électronique en plusieurs fois

Le principe de cette fonctionnalité est de permettre d’attribuer des titres-services à une prestation électronique même si l’utilisateur·rice n’a pas suffisamment de titres-services dans son portefeuille pour payer la prestation en une seule fois.

Prenons un exemple concret :

Une prestation de 5 heures est à payer et l’utilisateur·rice n’a que 2 titres-services dans son portefeuille électronique. Ces deux titres vont être attribués à cette prestation, qui aura le nouveau statut «Partiellement attribué». Ce nouveau statut est visible par vous et par l’utilisateur. Vous pouvez donc tout deux voir le nombre de titres attribués et le nombre de titres restants pour compléter la prestation.

Vous pouvez demander le remboursement de ces 2 titres-services, même si la prestation n’est pas payée complétement. Un suivi complet est disponible sur votre nouvel Espace Sécurisé afin de savoir ce qu’il reste encore à demander en remboursement (ce suivi complet n’est pas disponible sur votre ancien extranet).

Quand l’utilisateur·rice fera une nouvelle commande, et qu’il y a une prestation partiellement attribuée, celle-ci sera prioritaire sur les autres et les titres-services manquants seront attribués directement à cette prestation. Vous pourrez constater que des titres-services ont été attribués et vous pourrez dès lors en demander le remboursement.

Cette nouvelle fonctionnalité implique de nouveaux statuts lors de l’export des prestations. Afin de vous y préparer, voici les différents changements engendrés sur les fichiers d’export :

Le suivi complet des prestations partiellement attribuées n’est actuellement pas affiché dans le fichier d’export. Ce suivi sera prochainement disponible. Nous vous en informerons à l’avance, ainsi qu’auprès des entreprises de logiciels, afin que vous puissiez préparer les adaptations éventuelles.

Cette fonctionnalité permet une optimisation dans la gestion de vos remises. En effet, il vous sera possible de demander plus rapidement le remboursement des titres-services déjà attribués.

Consultez ici toutes les explications détaillées de votre Espace Sécurisé !