Nouveauté : validation des prestations par vos travailleurs et travailleuses titres-services

Actuellement, une prestation doit être encodée par vos travailleurs·euses via leur application mobile « Job Tracker 2.0 », soit via l’IVR.  

Exceptionnellement, il est possible que vous encodiez une prestation pour votre travailleur·euse si cela n’a pas pu être fait à temps. Dans ce cas, une nouvelle étape de validation sera mise en place. 

En effet, à partir du 1er juin, les travailleurs·euses devront valider les prestations qui auront été encodées par leur entreprise agréée. De même, lorsque vous corrigez une prestation encodée par votre travailleur·euse, cette étape de validation par votre travailleur·euse sera également nécessaire. 

Cette étape concerne également les prestations effectuées avant le mois de juin qui sont encore en cours. Effectivement, les prestations ayant encore les statuts suivants devront également être validées par vos travailleurs·euses : 

• enregistrée (encodée par l'entreprise agréée) ; 
• validée (si encodé par l'entreprise agréée) ;
• modifiée ; 
• corrigée.  

Concrètement  

1. Vous encodez, exceptionnellement, une prestation de votre travailleur·euse.
2. Votre travailleur·euse reçoit un mail et/ou une notification sur son application mobile pour l’avertir qu’il y a une prestation à valider.
3. Votre travailleur·euse valide la prestation encodée : le délai de validation sera de 5 jours ouvrables, ensuite la prestation sera validée automatiquement. 
4. La prestation sera, en parallèle, visible auprès de l’utilisateur·rice pour qu’il·elle puisse la confirmer. 
    

! Attention  

Lorsque la prestation n’a pas été validée manuellement par le travailleur·euse selon le délai imposé, l’utilisateur·rice aura 60 jours calendrier pour valider manuellement la prestation, après quoi la prestation sera validée automatiquement. Un rappel sera envoyé à l’utilisateur·rice par e-mail et/ou notification via l’application mobile après 20 jours et un deuxième après 40 jours. 

Lorsque la prestation a été confirmée automatiquement, elle ne peut plus être contestée par l’utilisateur·rice.

Quels changements pour vous ?  

Cette nouvelle étape de validation implique de nouveaux statuts tels que : 

• à valider par le·la travailleur·euse ; 
• contesté par le·la travailleur·euse ; 
• validé par le·la travailleur·euse. 

Ces nouveaux statuts seront incorporés dans l’ensemble des documents utiles : les fichiers exports, guide d’utilisation, … 

Vous recevrez également de nouvelles communications vous informant des prestations que vos travailleurs·euses doivent valider ou contester.  

Quels changements pour vos utilisateurs·rices ? 

Cette nouvelle étape implique un nouveau statut « En attente de validation ». Le seul changement pour l’utilisateur·rice est l’apparition de ce nouveau statut dans son application mobile et son Espace Sécurisé.  

Quels changements pour vos travailleurs·euses ?  

L’application mobile Job Tracker 2.0 sera adaptée afin d’incorporer cette nouvelle étape de validation :  

Notifications 

Si votre travailleur·euse possède l’application sur son téléphone, il·elle recevra une notification lui indiquant qu’une prestation est en attente de validation. Cette fonctionnalité, actuellement en cours de développement, sera intégrée prochainement à l’application Job Tracker 2.0.

Tableau de bord 

Nous avons mis en place une nouvelle page d’accueil reprenant les options de validation ou contestation. De cette manière, votre travailleur·euse pourra facilement valider ou contester les prestations que vous avez encodées. Ces actions doivent obligatoirement se faire en ligne, il n’est pas possible de faire cela en mode « hors ligne ».  

Historique 

L’historique des prestations sera également adapté avec plusieurs éléments :  

1. Les prestations auront une couleur différente en fonction de leur statut (avec les légendes) :  

• bleu pour les prestations encodées ; 
• jaune pour les prestations en attente ; 
• orange pour les prestations à valider ; 
• vert pour les prestations validées.

2. L’historique affichera les prestations des 3 derniers mois (sauf les prestations annulées). 

3. La manière dont la prestation est encodée (par vous ou votre travailleur·euse) sera également indiquée en dessous de la prestation. 

Par ailleurs, la mise en place de cette nouvelle étape de validation nécessite plusieurs actions : 

Ajout de l’adresse e-mail 

Afin de recevoir le mail permettant de valider les prestations, nous invitons votre travailleur·euse à compléter son adresse e-mail dans l’application mobile « Job Tracker 2.0 » en suivant les étapes suivantes :  

• cliquez sur le “Menu” ; 
• cliquez sur “Mon profil” ;  
• cliquez sur “Modifier mon adresse e-mail".  

Sachez également que si votre travailleur·euse modifie son adresse e-mail, il ne vous sera plus possible de la modifier de votre côté.  

Installation de l’application « Job Tracker 2.0 » 

Si votre travailleur·euse possède l’application sur son téléphone, il·elle recevra la notification lui indiquant qu’il y a une prestation à valider.  

Dans le cas où votre travailleur·euse n’encode pas son adresse e-mail ou n’installe pas l’application mobile, la prestation sera validée automatiquement après le délai de 5 jours ouvrables. 

Il peut arriver que votre travailleur·euse se retrouve dans l’incapacité ou oublie d’encoder sa prestation avant la fin de la journée mais nous attirons votre attention sur le fait que votre intervention dans l’encodage des prestations de vos travailleurs·euses doit rester à titre exceptionnel. 

Vous retrouverez prochainement davantage d’ informations dans nos articles sur le site web et via une vidéo tutoriel concernant l’application Job Tracker 2.0 pour guider les travailleurs·euses.