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10 juin 2020

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COVID-19 : FAQ's : Réponses aux questions des entreprises agréées

IMPORTANT : Tant le Service public de Wallonie que le Forem ou encore la société émettrice, Sodexo, ont reçu énormément de questions.

Cet article reprend l’ensemble de ces questions regroupées sous différents thèmes.  Nous vous invitons à venir lire régulièrement les informations reprises ici car celles-ci seront mises à jour le plus régulièrement possible.

  • Indemnités horaire pour le mois de mai = 18 €
  • Sauf avis particulièrement défavorable du Conseil d’Etat, les mesures adoptées pour les mois de juin, juillet et août sont les suivantes :
    • Indemnité horaire pour le mois de juin = 16,86 €
    • Indemnité horaire pour le mois de juillet = 15,86 €
    • Indemnité horaire pour le mois d’août= 14,86 €

⚠️ Nouvelles mesures contre la propagation du virus Covid-19 :

  • Il est conseillé aux travailleurs et aux utilisateurs du titre-service revenant d’une zone orange ou rouge de se mettre automatiquement en quarantaine (14 jours) et donc d’éviter, durant cette période, d’effectuer ou de faire effectuer des prestations via le Titre-Service.
  • Le port du masque étant, depuis le samedi 11 juillet, obligatoire dans tous les lieux publics, nous rappelons que, dans le cadre des centrales de repassage ouvertes au public cette obligation est de mise pour les travailleurs en contact avec le public et/ou derrière le comptoir.  Ceci ne concerne évidemment pas les repasseurs/repasseuses respectant la distanciation sociale.

Vous trouverez via le lien suivant la liste des pays repris en zone rouge et orange https://diplomatie.belgium.be/fr

RAPPEL DES AIDES OCTROYÉES :
Versement d’une prime unique de 5.000 euros par entreprise agréée dont le siège social est situé en Wallonie.
Cette prime a pour objectif d’aider les entreprises à payer les factures inhérentes à l’activité de l’entreprise agréée et à aider à payer les salaires des employés. Nous rappelons que ceci représente une aide et que, dès lors, le Gouvernement ne peut se substituer à l’entreprise pour payer l’ensemble des factures.
Pour bénéficier de la prime, vous n’avez aucune démarche à effectuer. Le fichier des entreprises qui entrent dans les conditions a été transféré à Sodexo. Le versement de la prime a débuté le vendredi 03 avril. La communication reprise sera « Versement intervention exceptionnelle titres-services COVID19 ».

Tableau récapitulatif :

pdf

Réponses aux questions les plus posées :

A combien s’élève l’indemnité horaire ?

Indemnité horaire pour le mois de MAI : 

  • Pour les heures sans prestation : l’ensemble des entreprises peut prétendre à l’aide de 18 € par heure et par travailleur non déclaré au chômage temporaire afin de maintenir la rémunération du travailleur
  • Pour les heures avec prestations : seules les entreprises comptant au maximum 250 travailleurs sous contrat Titres-Services déclarés auprès de Sodexo durant le premier trimestre 2020 pourront bénéficier de la valeur de remboursement s’élevant à 27 € (18 € + 9 €) ou 28 € (18 € + 10 €) au lieu de 23,86 € ou 23,39 €. Cette valeur de remboursement s’applique pour les prestations ayant eu lieu au mois de MAI et dont la remise du Titre-Service auprès de la société émettrice est arrivée, au plus tard, chez Sodexo le 30 septembre 2020.  La différence entre la valeur initiale du titre-service et la valeur majorée fera l'objet d'un remboursement complémentaire effectué par Sodexo le 10ème jour calendrier du mois qui suit le mois de remboursement initial..

Remarque : Le nombre de travailleurs TS sera comptabilisé par numéro d’agrément et non par unité d’établissement.

Cette disposition s’applique à condition que l’entreprise agréée fournisse à ses travailleur-euses-s Titres-services l’équipement nécessaire à leur sécurité sanitaire.

Indemnité horaire pour le mois de JUIN :

  • Pour les heures sans prestation : l’ensemble des entreprises peut prétendre à l’aide de 16,86 € par heure rémunérée et par travailleur non déclaré au chômage temporaire.
  • Pour les heures avec prestations : Les titres-services seront remboursés à leur valeur initiale (23,39 € ou 23,86 €)

Indemnité horaire pour le mois de JUILLET :

  • Pour les heures sans prestation : l’ensemble des entreprises peut prétendre à l’aide de 15,86 € par heure rémunérée et par travailleur non déclaré au chômage temporaire.
  • Pour les heures avec prestations : Les titres-services seront remboursés à leur valeur initiale (23,39 € ou 23,86 €)

Indemnité horaire pour le mois d’AOUT :

  • Pour les heures sans prestation : l’ensemble des entreprises peut prétendre à l’aide de 14,86 € par heure rémunérée et par travailleur non déclaré au chômage temporaire.
  • Pour les heures avec prestations : Les titres-services seront remboursés à leur valeur initiale (23,39 € ou 23,86 €)

Questions liées à la procédure

Comment introduire ma demande de subvention ?

La société émettrice Sodexo a contacté par mail toutes les entreprises agréées par la Wallonie susceptibles d’introduire une demande de subvention.

Vous devez déposer un fichier Excel par mois (mai, juin, juillet, août) sur la plateforme mise à disposition par Sodexo via ce mail.
Pour vous rendre sur cette plateforme, suivez les instructions reprises dans le mail que Sodexo vous a transmis.
Si vous rencontrez des problèmes avec la plateforme, vous pouvez joindre le service aux entreprises agréées au 02/547.53.94 entre 8h et 18h ou par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com 

Comment compléter le fichier Excel de Sodexo ?

Vous devez compléter une ligne par travailleur en indiquant le nom, le prénom et le NISS. Chaque champ doit être correctement complété, si un champ est vide, la ligne ne sera pas traitée.
Attention, le NISS ne peut pas comporter de caractères spéciaux, il faut donc indiquer uniquement les chiffres sans point ni tiret ou espace.

Pour chaque ligne, vous devez compléter deux colonnes.
L’une pour les heures effectivement rémunérées et l’autre pour les heures prestées (pour lesquelles des TS sont ou seront remis).
Veillez à remplir ces colonnes en format numérique uniquement, aucune lettre ni caractère spécial ne doit apparaître.
Si des lettres ou des caractères spéciaux apparaissent dans ces colonnes, comme par exemple des « h » pour indiquer des heures, ou des virgules, cela retardera fortement le traitement de votre demande puisque Sodexo vous demandera de corriger le fichier.
Si le nombre que vous devez indiquer n’est pas entier, effectuez un arrondi => Si le chiffre après la virgule est inférieur à 5, on arrondit à l'entier inférieur. Si le chiffre après la virgule est supérieur ou égal à 5, on arrondit à l'entier supérieur.
Si le nombre d’heures est égal à zéro, il faut mettre « 0 » car le champ ne peut pas être vide.

Le montant que vous percevrez correspondra à la soustraction du nombre d’heures effectivement rémunérées et du nombre d’heures prestées, multiplié par 14,86 €.
Le résultat de cette soustraction ne peut pas être négatif.

L’indemnité horaire par travailleur sera versée à l’entreprise dans les 7 jours ouvrable de l’envoi du fichier XLS complété chez Sodexo.  Il est à noter que l’entreprise doit rentrer sa demande au plus tard dans les 30 jours du mois concerné.

Quels sont les délais pour introduire sa demande ?

L’entreprise doit rentrer sa demande au plus tard dans les 30 jours du mois concerné ou au plus tard le 30 septembre 2020 pour les titres-services liés aux prestations du mois de mai.

Les dates limites d’introduction des fichiers de demande d’aides concernant les heures sans prestation sont les suivantes :

  • Mai 2020 : 30 juin 2020
  • Juin 2020 : 31 juillet 2020
  • Juillet 2020 : 31 août 2020
  • Août 2020 : 30 septembre 2020

La date limite de remise des titres-services relatifs aux prestations du mois mai dont la subvention a été majorée à 18€ est le 30 septembre 2020.
Les titres-services rentrés au-delà du 30 septembre 2020 pour des prestations du mois de mai seront remboursés à hauteur de le valeur initiale (23,39 € ou 23,86 €).

Comment l’entreprise doit-elle prouver qu’elle rentre dans les conditions ?

Dans un souci de simplification administrative et de rapidité d’intervention, nous nous baserons sur une déclaration sur l’honneur via un fichier Excel déposé sur votre extranet sécurisé. L’ensemble des données reçues et payées seront contrôlées par la suite par les inspecteurs sociaux du SPW tant sur base des fichiers de la DMFA que des fichiers fournis par l’Onem.

L’aide doit-elle être appliquée pour tous les travailleur-euse-s de l’entreprise ? Doit-on renoncer à toutes les demandes de chômage temporaire ? 

Non. Bien que ce ne soit pas souhaitable, une partie des travailleur-euse-s peut être en chômage temporaire et une autre partie couverte par l’indemnité horaire mise à disposition.

Avons-nous l'obligation d'utiliser cette option ou pouvons-nous choisir le chômage temporaire pour force majeure ou chômage économique à la place ?

Vous n’êtes évidemment pas obligé d’accepter les propositions d’aide qui vous sont faites. Si vous ne souhaitez pas bénéficier de l’indemnité horaire, il vous suffit de ne pas compléter le tableau et de ne pas le renvoyer.

Questions liées au calcul des heures

Comment calculer le nombre d’heures ?

Suite aux différents contacts avec les représentants des entreprises et des travailleur-euse-s, nous avons pris conscience que prendre un mois de référence n’était pas la solution adaptée. C’est la raison pour laquelle nous sommes partis sur le principe du versement du nombre d’heures effectivement rémunérées au travailleur diminué du nombre d’heures effectivement prestées par le travailleur celui-ci multiplié par le montant de l’indemnité correspondant au mois. Dans l’urgence, nous nous baserons sur une déclaration sur l’honneur. Un contrôle à postériori sera fait pour chaque entreprise agréée. Une récupération sera effectuée auprès des entreprises pour lesquelles une discordance sera constatée et qui auraient perçu indument des subventions.

Le nombre d’heures pour lesquelles l’entreprise agréée percevra une subvention, au cours du mois concerné, pour chaque travailleur titres-services, ne peut être supérieur au nombre d’heures effectivement rémunérées ni :

  1. soit au nombre d’heures prévues par le contrat de travail du travailleur titres-services, en ce compris les avenants, d’application au cours de la semaine du 9 mars 2020, divisé par 7 et multiplié par le nombre de jours calendrier du mois pour lequel l’entreprise introduit sa demande de subvention ;
  2. soit au nombre d’heures rémunérées du travailleur titres-services au cours du mois le plus favorable pour lui de l’année 2019.

Concrètement, cela signifie que vous devez indiquer le nombre d’heures effectivement rémunérées qui est à charge de l’entreprise et qui ne fait/fera pas l’objet d’un autre de type de subvention.

Si un avenant à durée déterminée arrive à échéance durant la période de confinement, c’est l’avenant d’application au cours de la semaine du 9 mars qui servira de référence pour définir la rémunération jusqu'au 31.05.2020.

Dans votre fichier de demande de subvention, vous pouvez notamment inclure dans les heures rémunérées :

  • Les heures de maladie couvertes par le salaire garanti, soit les 14 premiers jours ;
  • Les VA ;
    ⚠️ Les jours de vacances annuelles ne peuvent pas bénéficier de l’indemnité horaire pour les mois de juillet et août, ils ne peuvent donc pas apparaître dans le fichier Sodexo.
  • Les jours fériés, pour autant que la comptabilisation de ces jours n’excède pas la moyenne hebdomadaire des travailleuses ;
  • Les heures de préavis prestées.

Attention si votre entreprise est agréée dans plusieurs régions, seules les heures relatives aux prestations qui auraient dû être effectuées au bénéfice d’utilisateurs wallons sont concernées.

Pour rappel, il est possible de combiner chômage temporaire et subvention au cours d’un même mois, cependant, le cumul reste interdit.
Cela signifie que vous ne pouvez pas cumuler chômage temporaire et subvention pour un même travailleur sur une même journée.

Par exemple : vous avez une travailleuse qui preste 8h le lundi chez un client A, 4h le mardi matin chez un client B et 3h le mardi après-midi chez un client C.
Les clients A et C annulent. Vous pouvez faire appel au chômage temporaire pour la journée de lundi (client A) et à la subvention pour les 3h du mardi après-midi (client C).

Si vous avez des questions, vous pouvez prendre contact par mail avec titresservices@forem.be  

Doit-on quand même payer les travailleur-euse-s pour les heures qu’ils n’ont pas presté ?

Oui et ce, même en-dehors de la crise que nous traversons actuellement. Vous avez l’obligation de payer à vos travailleur-euse-s les heures reprises dans leur contrat ainsi que celles reprises dans les avenants en cours.

L’intervention est-elle calculée sur le nombre d’heures des ouvriers ou sur celles des ouvriers + employés ?

Les 14,86 € sont calculés pour les travailleur-euse-s TS et donc ouvrier. La prime unique de 5.000 euros versée courant avril est là pour vous aider, notamment, à faire face au salaire des employés.

Qu’en est-il du personnel sous statut APE ?

Pour le personnel sous statut APE, la subvention APE est garantie pour autant que l’employeur continue à rémunérer le travailleur sous statut APE. Une FAQ APE est disponible sur le site du Forem.

Les mesures (prime 5000€ + intervention de 14,86€/heure non prestée) sont-elles indissociables ?

Non, ces deux primes sont dissociables.

Questions liées à l'ONSS

L’ONSS doit-il être payé ? Devons-nous payer des charges sociales sur les heures couvertes par l’indemnité horaire ? Qui assurance-loi, précompte professionnel, etc ?

L’indemnité couvre les rémunérations que vous prendrez en charge, sur lesquelles les cotisations sociales et le précompte professionnel seront dus.

On nous demande de payer le salaire complet, devons-nous indiquer un code spécial dans l'envoi des prestations au secrétariat social ou indiquer une journée de travail prestée normalement ?

Vous devez demander à votre secrétariat social d’indiquer un code qui correspond à une absence de prestation avec maintien de la rémunération.
En cas de contrôle, l’Inspection devra être capable de distinguer aisément les heures prestées, les heures non prestées indemnisées et les heures de chômage temporaire.

Questions liées au chômage temporaire (éco ou force majeure)

Le personnel administratif peut-il être mis en chômage pour force majeure ?

Oui il peut.

L’intervention proposée par la région est-elle aussi valable pour les employés ?

L’indemnité horaire intervient uniquement pour les travailleur-euse-s sous contrat de travail titres-services.

Avons-nous l'obligation d'utiliser cette option ou pouvons-nous choisir le chômage temporaire pour force majeure ou chômage économique à la place ?

Vous avez effectivement le choix entre les aides proposées et le chômage temporaire de vos travailleur-euse-s. Cependant, pensez aussi à eux et dites-vous que l’aide leur permet de maintenir leur pouvoir d’achat.

Qu’en est-il des aide-ménagères qui n'ont pas droit aux chômage économique car pas assez longtemps dans la société ? Auront-elles droit au chômage économique ?

C’est la raison pour laquelle le Gouvernement intervient à concurrence de 14,86 euros par heure et par travailleur TS.

Pour les personnes ayant remis un certificat après la déclaration de chômage : si l’on prend l’option du chômage c’est la mutuelle qui prend en charge le salaire garanti, qu’en est -il si on opte pour le maintien de la rémunération ?

L’indemnité horaire couvre les heures de maladie en salaire garanti, soit les 14 premiers jours. Elle ne couvre donc pas les travailleur-euse-s TS à charge de la mutuelle.

Questions liées à la nature de l’entreprise

Les 5.000€ sont-ils octroyés par entreprise ou par unité d’établissement ? Cette mesure est-elle applicable aussi pour les entreprises actives en Flandre et à Bruxelles ? (Pour tout le personnel ou seulement pour le personnel travaillant en Wallonie ? )

La prime unique a été versée aux entreprises dont le siège social est situé en Wallonie, sur base de leur numéro d’agrément.
Cependant, que l’entreprise soit située en Wallonie, à Bruxelles ou en Flandre à partir du moment où elle a un agrément wallon elle peut prétendre à l’indemnité horaire, mais uniquement pour les travailleurs prestant en Wallonie.

Une section Sui Generis titres service peut-elle bénéficier de la subvention ?

Seuls les travailleur-euse-s sous contrat de travail titres-services sont couverts par l’indemnité horaire. Les travailleur-euse-s liés aux autres activités de l’entreprise ne peuvent bénéficier de cette indemnité.

Si le travailleur décide de ne pas travailler, doit-on tout de même payer son salaire pour rentrer dans les conditions ?

Tout dépend sous quelle forme prend cette décision du travailleur. Congé, récupération, chômage temporaire.

Est-ce la même prime que celle octroyée par le fédéral ?

Non.

Comment cela se passe-t-il quand le client annule des heures mais pas d’autres ?

Nous allons effectuer le versement du nombre d’heures rémunérées du travailleur TS duquel nous déduirons le nombre d’heures pour lesquelles il y a eu prestation durant le mois concerné.

Qu’en est il des employeurs et des aide-ménagères qui voudraient travailler ?

Le secteur Titres-Services n’est pas fermé. Cela signifie que, actuellement et hormis les ateliers de repassage, les entreprises qui souhaitent rester ouvertes et continuer à satisfaire leurs utilisateurs, elles peuvent le faire dans les conditions de sécurité indispensables pour le bien de tous. Nous allons effectuer le versement du nombre d’heures rémunérées de chaque travailleur TS duquel nous déduirons le nombre de TS pour lesquels il y a eu prestation durant le mois concerné (mars, avril et/ou mai).

Peut-on récupérer notre caution ?

Non. La caution est établie et récupérable dans un cadre bien stricte.

Qu’en est-il des aides ménagères se rendant chez certaines personnes fragilisées (handicapés, personnes âgées…) ?

Les prestations doivent s’effectuer dans le respect de la règle de distanciation sociale, soit avec une distance de sécurité d’au moins 1,50 mètre. Si la distance de sécurité ne peut être respectée, le port du masque est obligatoire.

L’accès aux grandes surfaces étant régulé, avec un accès limité à un nombre précis de clients, l’utilisateur ne peut plus accompagner le travailleur pendant qu’il réalise les courses ménagères.
Le travailleur doit veiller à rester à 1,5 mètre des autres clients du magasin ; il doit se soumettre aux consignes données par le magasin.
Le travailleur doit se laver soigneusement les mains avant et après la prestation.

La prime de 5.000 € est-elle taxée ?

L’ensemble des aides régionales ne seront pas imposées.

Les entreprises avec section sui generis TS : peuvent-elles bénéficier à la fois de la prime TS via Sodexo et de l’indemnité compensatoire via la plateforme www.indemnitecovid.wallonie.be ?

Non, un cumul d’aides n’est pas autorisé.

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