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21 avril 2021

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COVID-19 : FAQ's : Réponses aux questions des entreprises agréées (mis à jour le 21/04/21)

Le Gouvernement wallon a décidé, au vu de la résurgence de la pandémie Covid-19, de prendre des mesures pour le secteur des titres-services. Les mesures adoptées pour le mois d’avril 2021 sont les suivantes :

Prime d’immunisation de 360€/travailleurs non placé en chômage temporaire (voir conditions ci-dessous)

Réponses aux questions les plus posées :

Questions liées à l'aide

Quelle est cette nouvelle aide ?

Versement d’une prime d’immunisation s’élevant à 360€/travailleur-euse sous contrat titres-services qui n’a pas été placé en chômage temporaire entre le 15 avril et le 15 mai

Ceci signifie donc qu’il ne peut y avoir aucune période de chômage temporaire au cours de la période pour le-a travailleur-euse concerné.

Quelles sont les conditions d’octroi ?

Pour bénéficier de cette prime, plusieurs conditions doivent être impérativement remplies :

  1. L’entreprise agréée Titres-services doit avoir été en activité au 1er trimestre 2021 et disposer d’une unité d’établissement située en Région wallonne déclarée auprès de la Banque-carrefour des entreprises ;
  2. Le ou la travailleur.euse titre-service pris en compte dans le calcul de la prime doit être  occupé auprès d’une unité d’établissement située en Région wallonne, être engagé dans les liens d’un contrat de travail titres services avec l’entreprise avant la date du 1er avril 2021, et ne pas avoir été mis en chômage temporaire entre le 15 avril et le 15 mai 2021 inclus ;
  3. Le nombre de travailleur.euse.s occupé.e.s sous contrat de travail titre-service auprès de la même unité d’établissement située en Région wallonne que celle visée au 2.,  mis en chômage temporaire entre le 15 avril 2021 et le 15 mai 2021 inclus, doit être inférieur ou égal à 50% de l’ensemble de l’effectif* titres-services de la même unité d’établissement ;
  4. L’entreprise ne fait l’objet d’aucune procédure de retenue, de récupération, d’arriérés de cotisations réclamés par un organisme de recouvrement des cotisations de sécurités sociales ou d’arriérés d’impôts.

* Le calcul de l’effectif sera effectué par unité d’établissement. Si, par exemple, vous introduisez une demande pour trois unités d’établissements et qu’uniquement deux d’entre elles respectent les conditions d’octroi de la prime, seuls les travailleurs titres-services liés aux unités d’établissement répondant aux conditions d’octroi seront pris en compte dans le calcul de la prime.

Questions liées à la procédure

Comment est calculé le montant qui me sera versé ?

Après vérification des points repris ci-dessous, Sodexo procèdera au versement d’un montant correspondant au nombre de travailleurs-euses titres-services repris dans votre fichier Excel et pour lesquels le champ en colonne D est égal à « NON » multiplié par 360 € :

  • Votre fichier Excel ainsi que votre déclaration sur l’honneur complétée et signée ont été conformément (cfr point 7 de cette FAQ) introduits sur la plateforme Jira;
  • Votre entreprise a bien été active au cours du 1er trimestre 2021 ;
  • Votre entreprise ne fait l’objet d’aucune procédure de retenue, de récupération, d’arriérés de cotisations réclamés par un organisme de recouvrement des cotisations de sécurités sociales ou d’arriérés d’impôts ;
  • Les unités d’établissement pour lesquelles vous introduisez une demande sont déclarées auprès de la Banque-carrefour des entreprises (BCE) et celles-ci sont bien situées en Région wallonne ;
  • Pour être pris en compte, les travailleurs-euses titres-services doivent avoir été préalablement déclarés au sein de l’espace sécurisé de l’entreprise ;
  • Le nombre de travailleurs-euses titres-services repris dans votre fichier Excel et pour lesquels le champ en colonne D est égal à « NON » est supérieur ou égal à 50%.

L’ensemble des conditions d’octroi ne pouvant pas être directement vérifié via des sources authentiques au moment de l’introduction de la demande, des contrôles visant l’ensemble des conditions d’octroi seront effectués a posteriori.
S’il s’avère lors de ces contrôles qu’au moment de l’octroi de la prime, l’entreprise ne satisfaisait pas à l’ensemble des conditions d’octroi, le Forem procèdera à la récupération des montants indument perçus par toute voie de droit.

Comment vérifier que mon unité d’établissement située en Région wallonne est bien déclarée auprès de la Banque-carrefour des entreprises ?

Vous pouvez accéder aux données de votre entreprise et de vos unités d’établissement via le site de la Banque-carrefour des entreprises : https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html

Où trouver le numéro de mon unité d’établissement située en Région wallonne ?

Il s’agit du numéro de l’unité d'établissement auquel est attaché le travailleur au niveau de la ligne d'occupation DmfA.

Vous pouvez retrouver ce numéro en consultant le site de la Banque-carrefour des entreprises :
https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html

Sur la page d’accueil, indiquez votre numéro d’entreprise dans le champ de recherche.
Ensuite, cliquez sur « liste UE – Données et Activités par UE » (voir capture d’écran ci-dessous).
Le numéro d’unité d’établissement est visible dans la colonne « numéro de l’unité d’établissement ».


Comment introduire ma demande de prime ? 
 

Vous devez introduire votre fichier Excel accompagné de votre déclaration sur l’honneur complétée et signée UNIQUEMENT via la plateforme Jira mise à disposition par Sodexo.

Un mail reprenant l’ensemble des modalités vous a été envoyé par Sodexo, veillez à respecter scrupuleusement l’ensemble des consignes qui y sont décrites afin d’introduire une demande conformeDans le cas contraire, votre demande ne sera pas prise en compte et vous ne percevrez aucune prime.

 Si vous rencontrez des problèmes avec la plateforme ou avec votre code unique, vous pouvez joindre le service aux entreprises agréées de Sodexo au 02/547.53.94 entre 8h et 18h ou par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com  

Remarque :

Le code unique utilisé pour introduire les demandes précédentes reste actif.

Cependant :

  • Si vous n’êtes plus en possession des codes d’accès, nous vous conseillons de réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur « Forgot your password ?/vous avez oublié votre mot de passe ? ».
  • Si vous n’avez plus accès à la boite mail reliée au compte JIRA, nous vous invitons à créer un nouveau profil via l’onglet « Sign up for an account/Créer un compte ».

Comment compléter le fichier Excel et la déclaration sur l’honneur ?   

Attention, avant d’introduire votre demande, assurez-vous que celle-ci respecte l’ensemble des consignes reprises ci-dessous. Dans le cas contraire, votre demande sera refusée et vous ne percevrez aucune prime.
Aucune dérogation ne sera accordée pour oubli d’envoi du fichier, mail dans les spams ou autre.

Aucune dérogation ne sera accordée pour oubli d’envoi du fichier, mail dans les spams ou autre.

1. Complétez le fichier Excel en pièce-jointe (et uniquement celui-ci) en respectant impérativement les consignes reprises ci-dessous :

  • Introduisez le fichier sous format Excel (.xls) exclusivement. Tout autre format sera considéré comme non conforme.
  • Pour chaque unité d’établissement, renseignez l’ensemble des travailleurs engagés dans les liens d’un contrat de travail titres-services occupés dans la même unité d’établissement pour la période du 15.04.2021 au 15.05.2021 inclus.
    Le fichier doit impérativement reprendre l’ensemble de l’effectif titres-services de l’unité d’établissement occupé durant cette période.
    Pour chaque travailleur, le numéro* de l’unité d’établissement auquel il est attaché devra être indiqué dans la colonne intitulée « numéro de l’unité d’établissement » (colonne E).
    Vous pouvez solliciter la prime pour plusieurs unités d’établissement situées en Région wallonne. Vous devrez alors reprendre l’ensemble de l’effectif titres-services de chaque unité d’établissement dans un seul et même fichier. Le contrôle des conditions d’octroi de votre demande se fera sur base du numéro d’unité d’établissement renseigné pour chaque travailleur.
  • Respectez la nomenclature suivante lorsque vous déposez votre fichier sur la plateforme : numéro d’entreprise_360 (Exemple : BExxxxxxxxxx_360).
  • Ne complétez que les colonnes A à E (aucun ajout ou retrait de colonne et aucune modification des intitulés).
  • Complétez une seule ligne par travailleur, les données du premier travailleur commençant à la ligne n°2.
  • Renseignez les NISS uniquement dans la colonne C et uniquement en caractères numériques, aucune lettre ou caractères spéciaux ne doivent être utilisés.
  • Dans la colonne D, indiquez uniquement par OUI ou NON si le travailleur a été placé en chômage entre le 15 avril et le 15 mai 2021 inclus.
    Si une période de chômage a été déclarée pour le travailleur, ne serait-ce qu’une journée ou une demi-journée, vous devez impérativement indiquer OUI.
  • Renseignez les numéros d’unité d’établissement dans la colonne E et uniquement en caractères numériques, aucune lettre ou caractères spéciaux ne doivent être utilisés.
  • Votre demande doit être introduite uniquement entre le 16 mai 2021 et le 16 juin 2021, toute demande introduite avant ou après cette date ne sera pas traitée.

* Il s’agit du numéro de l’unité d'établissement auquel est attaché le travailleur au niveau de la ligne d'occupation DmfA. Voir point 5.

2. Remplissez et signez la déclaration sur l’honneur jointe au mail envoyé par Sodexo :

  • Remplissez une déclaration sur l’honneur par entreprise (donc une déclaration sur l’honneur par numéro d’entreprise) ;
  • La déclaration sur l’honneur doit être complétée et signée par une personne pouvant engager la responsabilité de l’entreprise (gérant, directeur, représentant légal…).
  • Renvoyez-nous le fichier Excel complété ET la déclaration sur l’honneur correctement complétés et signés uniquement via la plateforme Jira via ce lien (https://jira.sodexo.be/servicedesk/customer/portal/221).

Quels sont les délais pour introduire sa demande ?

Le fichier doit être déposé sur la plateforme JIRA entre le 16 mai 2021 et le 16 juin 2021 maximum.

à Toute demande introduite avant ou après ces dates ne seront pas traitée, aucune dérogation ne sera accordée en cas de retard.

A qui doit-on envoyer notre fichier ? 

Comme pour les aides précédentes, vous devez déposer votre fichier Excel et la déclaration sur l’honneur UNIQUEMENT sur la plateforme Jira mise à disposition par Sodexo, le lien vers la plateforme se trouve dans le mail envoyé par Sodexo.

Si vous rencontrez des problèmes avec la plateforme ou avec votre code unique, vous pouvez joindre le service aux entreprises agréées de Sodexo au 02/547.53.94 entre 8h et 18h ou par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com 

Faut-il fermer pour bénéficier de l’aide régionale ? Si l’entreprise est fermée pouvons-nous bénéficier de la prime de 360€/travailleur non-mis en chômage ?

Non, vous pouvez poursuivre vos activités à condition de respecter les mesures sanitaires. Pour rappel, vous devez assurer la sécurité de vos travailleurs en leur fournissant l’équipement nécessaire à leur sécurité sanitaire.

  • L’entreprise doit veiller à communiquer clairement les instructions de sécurité, tant à leurs clients qu’à leurs travailleur-euse-s, afin qu’elles soient comprises par tous.  À cet effet, il est primordial que l’entreprise puisse être joignable en permanence pendant les heures de travail, tant par les utilisateurs que par les travailleur-euse-s, afin de pourvoir répondre aux questions et/ou difficultés de ces derniers.
  • L’entreprise titres-services doit rappeler à ses utilisateurs leur obligation de prévenir, dès que possible, l’annulation de la prestation en raison d'une mesure de quarantaine ou d’isolement à leur domicile.
    Une prestation ne peut pas être effectuée chez un utilisateur qui est en quarantaine ou isolé ou qui présente des symptômes de Covid-19 (fièvre, toux sèche, fatigue, perte de l’odorat ou du goût, décoloration des doigts ou des orteils, etc.). L'utilisateur a l’obligation d’informer la société titre-service dès que possible si une telle situation venait à se présenter.
    Il est bien évident que les travailleur-euse-s qui doivent entrer en quarantaine ou en isolement ou qui présentent des symptômes de Covid-19 (fièvre, toux sèche, fatigue, perte de l’odorat ou du goût, décoloration des doigts ou des orteils, etc.) ne sont pas autorisés à effectuer des prestations.
  • Les travailleur-euse-s doivent se sentir en permanence en sécurité pendant leur prestation. Si ce n’est pas le cas (dû notamment à un défaut de prévoyance ou au non-respect de certaines mesures par l’utilisateur), le travailleur dispose du droit de quitter le lieu de travail. Il conviendra d’en informer immédiatement son employeur et celui-ci prendra les mesures appropriées à l'égard de l'utilisateur.

Oui, vous pouvez prétendre à la prime même si vous décidez de suspendre votre activité, sous réserve du respect des conditions d’octroi visées au point 2.

Questions liées à la prime

Avons-nous l'obligation d'utiliser cette option ou pouvons-nous choisir le chômage temporaire pour force majeure ou chômage économique ?

Non, il n’y a pas d’obligation.

Chaque entreprise reste libre de recourir au chômage temporaire si elle ne souhaite pas maintenir la rémunération de ses travailleurs-euses.

Pour toute question liée aux différents types de chômage, contactez l’Onem (https://www.onem.be/fr/documentation/feuille-info/e1-0).

Doit-on quand même payer les travailleur-euse-s pour les heures qu’ils/elles n’ont pas presté ? 

Oui et ce, même en-dehors de la crise que nous traversons actuellement.  Vous avez l’obligation de payer à vos travailleur-euse-s les heures reprises dans leur contrat ainsi que celles reprises dans les avenants en cours.

Les travailleurs-euses qui ne sont pas sous contrat de travail titres-services sont-ils également visés par la prime d’immunisation ?  

Non, seuls-es les travailleurs-euses occupés-ées dans les liens d’un contrat de travail titres-services sont concernés-ées.

Questions liées au chômage temporaire (économique ou force majeure)

Quel type de chômage temporaire est exclu ? 

Tous les types de chômage temporaire (raisons économiques, force majeure/force majeure Corona).

Le travailleur titres-services ne doit pas avoir été mis en chômage temporaire, quel qu’il soit, entre le 15 avril et le 15 mai 2021 inclus.

Le personnel administratif peut-il être mis en chômage pour force majeure?

Le fait que le personnel administratif soit mis en chômage temporaire n’a pas d’impact sur l’octroi de la prime car seul l’effectif titres-services de l’entreprise est visé.

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